Hvorfor bilag er selve kjernen i regnskapet
Bokføringsloven bygger på ett prinsipp: alt som føres, skal kunne dokumenteres og etterprøves. Bilaget er den dokumentasjonen. Uten bilag er en kostnad ikke fradragsberettiget, og inngående MVA kan ikke trekkes fra. Ved bokettersyn er det bilagene Skatteetaten ber om.
Hjemmel: bokføringsloven § 10 (dokumentasjon av bokførte opplysninger) og bokføringsforskriften kapittel 5.
Hva et bilag må inneholde
Et salgs- eller kjøpsbilag skal minst vise:
- Dato for utstedelse
- Partene — hvem som har solgt og (for salg over visse beløp) hvem som har kjøpt, med organisasjonsnummer for selger
- Ytelsens art og omfang — hva som er levert
- Beløp og betalingsforfall
- MVA — beløp og sats, hvis selger er MVA-registrert (og bokstavene «MVA» etter orgnr)
- Nummer — salgsdokumenter skal være fortløpende nummerert (tildelt maskinelt eller forhåndstrykt)
Eksempler på bilag
| Hendelse | Bilaget |
|---|---|
| Du sender en faktura til en kunde | Salgsfakturaen (utgående faktura) |
| Du kjøper rekvisita på Clas Ohlson | Kvitteringen |
| Du mottar en leverandørfaktura | Fakturaen (inngående faktura, gjerne EHF) |
| Du betaler ut lønn | Lønnsslippen og betalingsdokumentasjonen |
| Banken trekker gebyr | Kontoutskriften |
| Du fører en korreksjon | Et internt bilag med forklaring på hva som rettes og hvorfor |
Bilagsnummer og sporbarhet
Hvert bilag får et fortløpende nummer når det bokføres, og nummeret knytter dokumentet til føringen i hovedboken. Det skal gå an å gå fra skattemeldingen, via saldobalansen og hovedboken, ned til hvert enkelt bilag — og motsatt vei. Det er denne kjeden som gjør regnskapet etterprøvbart.
Oppbevaring: fem år, elektronisk er lov
Bilag skal oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt (bokføringsloven § 13). Det er fullt lovlig å oppbevare dem elektronisk — et skarpt bilde av kvitteringen er like gyldig som papiret, så lenge det er lesbart og kan skrives ut. Papirkvitteringer på termopapir falmer; skann dem med en gang.
Mistet kvitteringen?
Prøv først å få en kopi fra selger (de fleste kan reprodusere en kvittering eller sende faktura i etterkant). Får du ikke det, kan du lage en egenerklæring med dato, beløp, hva som ble kjøpt og hvorfor dokumentasjonen mangler, og legge ved bankutskriften som viser betalingen. Det er en nødløsning — fradrag uten ordinært bilag står svakere ved kontroll, særlig MVA-fradraget, som formelt krever salgsdokumentet.
Bilag i Macct: ta bilde, godkjenn, ferdig
Dra kvitteringen eller fakturaen inn i Macct (eller ta bilde med mobilen), så leses beløp, MVA og leverandør automatisk og kontering foreslås. Originaldokumentet lagres på bilaget, alt nummereres fortløpende, og bokførte bilag er uforanderlige — akkurat slik bokføringsloven krever. Rettelser skjer med kreditnota eller stornobilag, aldri ved å endre historikken.
Les også: Føre regnskapet selv i enkeltpersonforetak · Regnskapsfrister · Oppfyller Macct lovkravene?