Kassesalg rett inn i regnskapet

Slik gjør du det

Du finner Kassesalg i menyen, rett under Bank. Første gang tar det et par minutter; neste gang husker Macct hvordan fila di ser ut.

1. Velg fila. Eksporter salget fra kassesystemet som CSV eller Excel (.xlsx), og skriv inn navnet på kassesystemet eller nettbutikken. Har du SAF-T Kasse-fila (XML) eller bruker du Zettle, hopper du over kolonnekoblingen — se SAF-T Kasse og Zettle. Navnet brukes til å kjenne igjen salg du alt har lastet opp.
2. Koble kolonnene. Macct ser på kolonnenavnene og foreslår hvilken kolonne som er dato, MVA-sats, beløp og betalingsmåte. Du ser de første radene ved siden av, retter det som er feil og lagrer koblingen som en profil. Neste måned velger du bare profilen.
3. Se resultatet før noe bokføres. Hver rad får en status: Klar til bokføring, Må rettes eller Allerede importert. Summene for salg, MVA og betalt står øverst, og alle feil og advarsler står på raden de gjelder — på vanlig norsk, ikke som feilkoder.
4. Trykk «Bokfør gyldige». Bilagene lages da, og hver rad viser hvilket bilag den havnet i. Rader som må rettes, blir stående; de stopper ikke resten.
5. Rett og send inn resten. Last ned feilrapporten, rett i kassesystemet og last opp fila på nytt. Det som alt er bokført, kjennes igjen og hoppes over.

Zettle: koble til én gang Nytt

Bruker du Zettle (PayPal), trenger du ikke eksportere noe. Macct henter salget rett fra Zettle hver natt og legger det klart under Kassesalg. Du ser gjennom og trykker «Bokfør» når det passer.

1. Lag en nøkkel i Zettle. Gå til Integrasjoner → API-nøkler → Lag API-nøkkel, og kryss av for tilgangen til salg (READ:PURCHASE).
2. Lim den inn i Macct. Under Kassesalg → «Koble til kassesystem». Macct prøver nøkkelen mot Zettle før den lagres, og lagrer den kryptert.
3. Velg hvor langt tilbake Macct skal hente, og trykk «Koble til». Vil du ikke vente til natten, trykker du «Hent nå».

• Kortsalg føres på mellomkontoen for Zettle (1972) — den samme kontoen utbetalingen fra Zettle møter salget på.
• Kontant føres på 1900. Vipps, gavekort og andre betalingsmåter i Zettle velger du konto for én gang.
• Retur i Zettle føres som et speilbilde av salget. Driks føres for seg (se under).
• Varer med 0 % MVA: Zettle sier bare «0 %». Du velger én gang om det er fritatt, utførsel eller utenfor MVA-loven.

SAF-T Kasse-fila — virker med alle norske kassesystemer Nytt

Alle godkjente kassesystemer i Norge skal kunne eksportere den elektroniske journalen i Skatteetatens standardformat, SAF-T Kasse (en XML-fil). Den kan du laste opp direkte under Kassesalg → «Har du SAF-T Kasse-fil fra kassen?».

• Hver Z-rapport blir ett dagsoppgjør. MVA-satsene og betalingsmåtene leses rett fra rapporten — du kobler ingen kolonner.
• Feil selskap stoppes. Står det et annet organisasjonsnummer i fila enn selskapets, avvises hele fila før noe er lest inn.
• Samme fil to ganger kjennes igjen, så du kan trygt laste opp hele måneden eller hele journalen på nytt.
• Øreforskjeller mellom kassa og Macct, og kontantavrunding, går på avrundingskontoen.

Z-rapport eller kvitteringer — hvilken skal jeg bruke?

Begge deler gir riktig regnskap. Velg den kassesystemet ditt lager enklest, og hold deg til den:

• Dagsoppgjør (Z-rapport) passer for fysisk butikk med kasse. Én linje per MVA-sats og betalingsmåte per dag og kasse. Har du flere kasser, får hver sin.
• Enkeltsalg passer for nettbutikk og for deg som vil kunne finne igjen hver kvittering i regnskapet. Macct samler dagens salg til ett bilag, og hver kvittering står som spesifikasjon under bilaget.

Det Macct sjekker før du bokfører

Én feil rad stopper aldri de andre. Den blir stående med en forklaring til du har rettet den.

• MVA-en stemmer med salgsbeløpet og satsen. Små øreforskjeller fra kassa går på en egen avrundingskonto; større avvik stoppes.
• Betalingene stemmer med salget. Det som er betalt med kort, kontant og Vipps, skal til sammen være det som er solgt.
• Datoen er gyldig. Ikke fram i tid, ikke i en periode som er avsluttet, og ikke i en MVA-termin som alt er gjort opp.
• Hver betalingsmåte har en konto. Dukker det opp en ny, for eksempel gavekort, sier Macct fra og lar deg velge konto.
• Samme salg to ganger. Laster du opp samme fil igjen, eller kommer det samme salget både som fil og fra kassesystemet direkte, kjennes det igjen som «Allerede importert».
• MVA-pliktig? Er selskapet ikke registrert i MVA-registeret, stoppes salg med MVA i stedet for å føres feil.

Hvordan salget føres

Du trenger ikke kunne kontoplanen. Macct har ferdige standardkontoer etter Norsk Standard Kontoplan, og du kan endre dem under Kontooppsett på samme side:

Salget føres på salgskontoen for riktig MVA-sats, og utgående MVA på kontoen for satsen (25, 15 eller 12 prosent). Dermed kommer salget av seg selv med i MVA-meldingen for terminen.

Har du flere butikker eller både butikk og nettbutikk, kan hvert kassesystem få sine egne kontoer. Det du ikke velger for kassesystemet, arves fra selskapets standard.

Rabatt Nytt

Kassesystemer oppgir rabatt på forskjellige måter. Noen trekker den fra før beløpene skrives ut, andre viser fullpris og rabatt hver for seg. Derfor spør Macct deg én gang, når du lager profilen:

• Beløpene er etter rabatt — rabatten står bare som informasjon.
• Beløpene er før rabatt, og rabatten er inkludert MVA.
• Beløpene er før rabatt, og rabatten er uten MVA.

Er beløpene før rabatt, føres salget til fullpris og rabatten på konto 3080 «Rabatter og andre salgsinntektsreduksjoner», med samme MVA-sats som salget. MVA-en blir da regnet av det kunden faktisk betalte. Har salget flere MVA-satser, må rabatten stå på hver linje — Macct fordeler den ikke etter skjønn.

Driks Nytt

Driks er ikke salg. Pengene skal videre til de ansatte, så Macct fører dem på 2990 Annen kortsiktig gjeld, uten MVA. Salget og MVA-en blir som før, og betalingen stemmer med salg pluss driks.

Driksen hentes av seg selv fra Zettle og fra SAF-T Kasse-fila. I en CSV- eller Excel-fil kobler du kolonnen «Driks» eller «Tips». Er det betalt mer enn det som er solgt, og ingen driks er oppgitt, stoppes salget med en forklaring — Macct gjetter ikke at overskuddet er driks.

Salg på faktura fra nettbutikken Nytt

Selger nettbutikken på faktura til bedriftskunder, er det nettbutikken som har laget fakturaen. Macct lager ikke en faktura til, men fører salget som en åpen post på kunden i kundereskontroen — med nettbutikkens eget fakturanummer, KID og forfallsdato.

• Du ser hvem som skylder deg penger på samme sted som fakturaene du lager i Macct, merket med hvem som utstedte dem.
• Når kunden betaler, kjenner bankavstemmingen igjen innbetalingen på KID eller fakturanummer, og posten lukkes som for en vanlig faktura.
• Kunden må finnes i Macct fra før, med organisasjonsnummer eller kundenummer. Importen oppretter aldri kunder på egen hånd.
• Macct sender ikke noe til kunden for disse: ingen PDF, EHF, purring eller kreditnota. Det gjør nettbutikken, som eier fakturaen.

Salg på faktura må komme som enkeltsalg (ikke i en Z-rapport), med faktura som eneste betalingsmåte for salget.

Kort, Vipps og gebyrene

Kortselskapet eller Vipps betaler ut salget noen dager senere, med gebyret trukket fra. Salget føres på mellomkontoen for tjenesten. Når du så laster opp oppgjørsrapporten under Bank → Oppgjør, møter utbetalingen salget på den samme kontoen, gebyret føres som kostnad, og mellomkontoen går i null.

Står gebyret allerede i kassefila, kan du i stedet velge en gebyrkonto i Kontooppsett, så føres det sammen med salget. Det er av som standard — da blir ikke gebyret ført to ganger.

Retur, refusjon og feil i en fil

• Retur og refusjon føres som et speilbilde av salget: salget og MVA-en går ned, og pengene går tilbake samme vei som de kom.
• Feil i noe som alt er bokført? Trykk «Reverser» på bilaget. Macct lager et motbilag, og de rettede tallene kan lastes opp på nytt. Begge deler står i historikken.
• Salg i utenlandsk valuta regnes om til kroner med Norges Banks kurs for datoen. Finnes ingen kurs, stoppes salget i stedet for å føres i feil beløp.

La kassesystemet sende salget selv

Mange kassesystemer og nettbutikker kan sende salget videre automatisk. Lag en nøkkel under Innstillinger → API-tokens og velg «Bare salgsimport (kassesystem)». Gi den til leverandøren av kassesystemet, eller lim den inn i nettbutikkens oppsett.

Den tekniske beskrivelsen for utviklere står på API og MCP.